Datenschutzinformation

Mit dieser Datenschutzinformation informieren wir unsere Beschäftigten über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der digitalen Beantragung, Bearbeitung und Verwaltung von Urlaub.

1. Verantwortlicher

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Anwendung dient ausschließlich der betrieblichen Urlaubsverwaltung.

Hierzu gehören insbesondere:

• Entgegennahme von Urlaubsanträgen,
• Prüfung der beantragten Urlaubszeiträume,
• Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsanträgen,
• Dokumentation der Entscheidung,
• Benachrichtigung der Beschäftigten über die Entscheidung,
• betriebliche Planung und Organisation von Abwesenheiten sowie
• Nachweis der Bearbeitung von Urlaubsanträgen.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung der Anwendung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters,
• Abteilung oder organisatorische Zuordnung,
• E-Mail-Adresse,
• Beginn und Ende des beantragten Urlaubs,
• Anzahl der Urlaubstage bzw. Werktage,
• Datum und Uhrzeit der Antragstellung,
• Status des Antrags,
• Datum und Uhrzeit der Entscheidung,
• gegebenenfalls freiwillig eingegebene betriebliche Bemerkungen,
• technische Daten, soweit diese für den sicheren Betrieb der Anwendung erforderlich sind.

Gesundheitsdaten oder andere besonders sensible persönliche Angaben sind für einen normalen Urlaubsantrag nicht erforderlich und sollen nicht in Freitext- oder Bemerkungsfelder eingetragen werden.

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Verwaltung von Urlaubsansprüchen erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen des Arbeitgebers erforderlich ist, erfolgt sie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Eine Einwilligung der Beschäftigten ist für die normale Durchführung der Urlaubsverwaltung nicht erforderlich.

5. Zugriff auf die Daten

Zugriff auf die Daten erhalten nur diejenigen Personen, die diese zur Bearbeitung und Verwaltung der Urlaubsanträge benötigen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• zuständige Vorgesetzte,
• Geschäftsleitung,
• hierfür zuständige Verwaltungsmitarbeitende sowie
• technisch zuständige Personen, soweit dies für Betrieb, Wartung oder Fehlerbehebung erforderlich ist.

Eine Verwendung der Daten für sachfremde Zwecke erfolgt nicht.

6. Hosting und Auftragsverarbeitung

Die Anwendung wird auf Webhosting-Systemen der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin betrieben.

Soweit STRATO personenbezogene Daten im Rahmen des Hostings verarbeitet, erfolgt dies als Auftragsverarbeiter.

Mit dem Hostinganbieter besteht bzw. ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO Bestandteil des Vertragsverhältnisses.

7. Technisch notwendige Cookies

Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies.

Diese werden benötigt, um insbesondere den angemeldeten Zustand während einer Sitzung aufrechtzuerhalten und unberechtigte Zugriffe auf geschützte Bereiche zu verhindern.

Es werden keine Werbe-, Marketing- oder Tracking-Cookies eingesetzt.

Die Session-Cookies werden grundsätzlich mit Beendigung der Browsersitzung gelöscht.

8. Technische Verbindungsdaten

Beim Aufruf der Anwendung können durch den Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Datei,
• Browser- und Geräteinformationen sowie
• technische Status- und Fehlermeldungen.

Diese Daten dienen insbesondere dem sicheren und störungsfreien Betrieb des Webservers sowie der Erkennung und Abwehr technischer Angriffe.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten aus der Urlaubsverwaltung werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Verwaltung und den Nachweis von Urlaubsansprüchen sowie zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich sind.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, noch offenen arbeitsrechtlichen Ansprüche oder sonstigen rechtlichen Gründe eine weitere Speicherung erforderlich machen.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse notwendig ist.

10. Erforderlichkeit der Angaben

Die für einen Urlaubsantrag als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind erforderlich, damit der Antrag eindeutig zugeordnet und bearbeitet werden kann.

Ohne diese Angaben kann ein elektronischer Urlaubsantrag gegebenenfalls nicht bearbeitet werden.

11. Automatisierte Entscheidungen

Die Entscheidung über Genehmigung oder Ablehnung eines Urlaubsantrags erfolgt nicht ausschließlich automatisiert.

Die Anwendung trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO und führt kein Profiling durch.

12. Rechte der Beschäftigten

Beschäftigte haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, soweit keine gesetzlichen oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• gegebenenfalls Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO.

Zur Wahrnehmung dieser Rechte können sich Beschäftigte an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

13. Beschwerderecht

Beschäftigte haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Für Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

14. Datensicherheit

Zum Schutz der Beschäftigtendaten werden angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt.

Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung über HTTPS,
• passwortgeschützte Zugänge,
• getrennter Zugang für Vorgesetzte,
• zeitlich begrenzte Sitzungen,
• Schutz gegen unberechtigte Formularaufrufe,
• Schutz des internen Datenverzeichnisses sowie
• Beschränkung des Zugriffs auf berechtigte Personen.

15. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation wird angepasst, wenn sich die Anwendung, die verarbeiteten Daten oder die rechtlichen Rahmenbedingungen wesentlich ändern.

Stand: September 2026